Шта су кораци и модел комуникацијског процеса?

Кад год двоје или више људи размењује поруке, они се укључују у основни комуникациони процес. Звучи једноставно, зар не. Међутим, процес комуникације је заиста прилично сложен. Не само да има неколико компоненти, већ и на јасноћу и контекст поруке може утицати позитивно или негативно више фактора.

Важно је разумјети процес комуникације како бисте могли ефикасно комуницирати и избјећи погрешно тумачење. У овом ћемо чланку погледати компоненте комуникације и модел комуникацијског процеса. Тада ћемо истражити организационе комуникационе приступе и процесе. На крају, разговараћемо о процесу комуникације путем е-поште.

Преглед садржаја

• 1 Компоненте комуникације
  • 1.1 Контекст
  • 1.2 Пошиљалац / кодер
  • 1.3 Порука
  • 1.4 Средње
  • 1.5 пријемник (декодер)
  • 1.6 Повратне информације
• 2 Модел комуникацијског процеса
  • 2.1 Пет основних корака у моделу процеса комуникације
• 3 Приступи и процеси организационе комуникације
  • 3.1 Процес комуникације путем е-поште
  • 3.2 Држите е-пошту сажетом
• 4. Закључак
  • 4.1 Повезани постови

Компоненте комуникације

Комуникација је процес размене вербалних и невербалних порука. Комуникацију можемо идентификовати тако што ћемо дефинисати њене компоненте на следећи начин:

Контекст

Контекст је окружење у којем се одвија комуникација и укључује организацију, културу и заједницу. Поред тога, спољни подстицаји, као што су састанци, повремени разговори, е-поруке, белешке итд. И унутрашњи стимулуси попут мишљења и емоција утичу на контекст. Само када се узму у обзир сви аспекти контекста, може се ефикасно комуницирати.

Сендер / Енцодер

Пошиљалац користи комбинацију речи, симбола, графикона и слике за комуникацију. Говорник је кодер за усмену комуникацију, а писац је кодер у писаној комуникацији.

Порука

Информације које размењују пошиљалац и прималац стварају поруку, било намерну или ненамерну. Пошиљалац поруке мора узети у обзир контекст како би порука била разумљива. Уз то, порука мора да садржи јасан језик, са свим потребним дефиницијама, примерима или графиком да би се осигурало разумевање.

Средња

Медиј - канал преко кога се порука шаље - може бити електронски, звучни или штампан. На избор медија утиче:

• Однос између пошиљаоца и примаоца
• Природа поруке

Користите усмени медиј када је ваша порука хитна, лична или када се желе непосредне повратне информације. Користите писани медиј када је технички, формално или ако га треба документовати.

Пријемник (декодер)

Слушалац или читалац комуникације тумачи поруку. На пријемник утиче контекст, као и спољни и унутрашњи стимулуси. Ако прималац има пристрасна мишљења или заблуде, порука можда неће бити примљена правилно. Став и личност такође утичу на примаоца.

Повратна информација

Повратна информација је одговор примаоца - њихова реакција на комуникацију. Тишина може бити облик повратне информације или прималац може одговорити усмено или писмено. Повратне информације користе се за потврду да је порука разумета и да су предузете било које потребне радње.

Све компоненте морају ефикасно сарађивати да процес комуникације буде комплетан и преносе жељену поруку.

Модел комуникацијског процеса

Процес комуникације односи се на размену информација (порука) између две или више особа. Да би ова размена била успешна, обе стране морају имати способност размене информација и разумевања једна другу. Комуникација не успева ако је проток информација из неког разлога блокиран или ако они који покушавају да комуницирају не могу сами да схвате. Да бисмо схватили шта је комуникација - њена сврха и вредност - морамо разумети модел комуникацијског процеса.

Пет основних корака у моделу процеса комуникације

Корак 1 Поставите своје циљеве пре него што се укључите у комуникацију или почнете да преносите поруку.

• Шта су / који су циљеви?
• Коју радњу желите да особа која прими поруку предузме након што је разуме?
• Зашто је порука важна?

Корак 2 Идентификујте пријемнике (циљну публику) ваше комуникације.

• Омогућава прилагођавање ваше поруке за оптимално разумевање.
• Омогућује вам циљање оних погодних за примање ваше поруке.

Корак # 3 Одаберите свој начин комуникације.

• Свој избор темељите на ономе што покушавате да постигнете.
• Узмите у обзир ниво вештине пријемника.
• Изаберите одговарајући образац, тј. Телефон, е-пошту, презентацију Повер Поинт, итд.

Корак # 4 Размотрите пријемнике.

• Ниво компетентности и разумевања вашег пријемника.
• Како најбоље уче и примају информације, тј. Визуелно, вербално итд.
• Комбинујте методе комуникације да бисте задовољили потребе свих пријемника, тј. Брошуре са усменим објашњењима.

Корак бр. 5 Прилагодите своју комуникацију добијеним повратним информацијама.

• Потражите консензус о разумевању
• Промените поруку, тип комуникације, стил, тон итд. По примању повратних информација.

На процес комуникације може утицати начин на који се информације преносе, примају и тумаче на два начина:

• Шум . Било која врста сметњи која утиче на поруку која се шаље, прима или разуме.
• Физиолошки шум. Сметање узроковано начином на који размишљамо и осјећамо се, тј. Умор, главобоља, глад или други фактори.
• Физичка бука . Сметање околине, попут буке коју стварају други људи, гужве, високе или ниске температуре и јарко или слабо осветљење.
• Психолошки шум . Нечији осећај и личност утичу на ефикасност комуникације и тумачења, тј. Одбрамбених осећања, преокупације или предрасуда.
• Семантички шум . Речи се морају међусобно разумети да би се одвијала комуникација. Технички језик или жаргон могу изазвати конфузију.
• Контекст . Поставке и ситуације - физичке, културне или социјалне - у којима се одвија комуникација могу утицати на успешну размену информација.

Модел процеса комуникације помаже нам да дефинишемо ко је укључен у комуникацију и шта се мора догодити. То је оквир на којем можемо изградити успешну индивидуалну и организациону комуникацију.

Приступи и процеси организационе комуникације

Иако постоје многе дефиниције организационе комуникације, у наше сврхе ћемо дефинирати организациону комуникацију као слање и примање порука у одређеном окружењу или окружењу (организацији) ради постизања заједничких, индивидуалних циљева међу међусобно повезаним људима.

Процес организационе комуникације укључује слање и примање порука у писаном облику (невербално) или лично (усмено). Велики део организационе комуникације укључује преношење информација. Међутим, сложенија комуникација, попут решавања сукоба, захтева способност обраде значења и преговора користећи правила организације.

Без обзира на то да ли се комуникација сматра једноставном или сложенијом, да би се разумевање одвијало, порука мора бити јасна, сажета и избегавати политички или културно маргинализовани језик. Организације морају да моделирају ефикасне комуникацијске вештине у:

• Интервјуисање
• Стварање позитивних радних односа
• Оцене учинка
• Решавање конфликата
• Одлучивати
• Управљање стресом
• Организациона социјализација
• Индивидуалне и групне презентације
• Комуникација са спољном јавношћу

Организациона комуникација је контекстуално и културолошки зависна јер људи преносе поруке и информације у писаном облику, електронским путем и лицем у лице. Природа и функција (контекст) организације утичу на комуникацију. Уз то, свака организација има своју јединствену културу. Да би комуникација била успешна у организацији, и контекст и култура морају се поклапати и радити заједно.

Организациона комуникација интерно гради односе са члановима организације и са спољном јавношћу. Успех организације зависи од способности њених чланова да ефикасно комуницирају. Запослени требају способност да буду вешти у јавном представљању, слушању и међуљудској комуникацији да би успешно комуницирали у организацији. Успешна организација ће организовати обуку како би осигурала успех својих запослених.

Организациона комуникација користи организацијама на неколико начина:

• Привикавање особља на промене
• Довршавање задатака процедура, политика и прописа који подржавају континуирано свакодневно пословање
• Извршавање задатака који се односе на специфичне улоге и одговорности продаје, услуга и производње
• Развијање односа за успешну комуникацију с обзиром на задовољство послом, морал и индивидуалне ставове
• Планирање, координација и контрола операција управљања

Важно је разумети организационе комуникацијске приступе и процесе за развијање и оплемењивање комуникације запослених. Свака организација мора да дефинише свој приступ за ефикасну комуникацију, дефинишући процесе које ће успоставити како би побољшала и унутрашњу и спољну комуникацију.

Организације морају имати компетентне комуникаторе за успешно свакодневно пословање. Од веб странице компаније, преко приручника са запосленима, до разговора о раскиду, сваки вид комуникације у организацији мора сарађивати како би се комуницирало о намерама, култури и обавезама организације како унутрашњим тако и спољним особљем.

Процес комуникације путем е-поште

Е-пошта је избор који многи чине као медиј за доставу поруке. Иако је брз и релативно једноставан за употребу, мора се осигурати да разумеју процес и сврху комуникације путем е-поште како би је ефикасно користили.

Постоји пет компоненти комуникације путем е-поште:

# 1 Пошиљалац

Успешна комуникација путем е-поште захтева да пошиљалац (који се назива и извором или комуникатором) шифрира поруку комбинацијом графикона, симбола, речи и слика да би постигао жељени одговор.

# 2 Пријемник

Прималац (преводилац) разуме е-маил поруку пошиљаоца тако што га декодира и интерпретира.

# 3 Порука

Порука или садржај е-поште је информација коју пошиљалац жели да преда примаоцу.

# 4 Медијум

Медиј, који се такође назива канал, је средство које одабире за пренос поруке. Код е-поште медијум је рачунар или мобилни телефон.

# 5 Повратне информације

Када се е-пошта успешно пренесе, прими и разуме, било који одговор који указује на разумевање примаоца - било усмени или писани - сматра се повратном информацијом. Повратне информације помажу нам да утврдимо да ли смо испунили своју сврху.

Е-пошта олакшава комуникацију са другима у било које време и на сваком месту, посебно појавом паметног телефона. Поред тога, пријемник има могућност да одговори одмах. Међутим, заједно са предностима овог начина комуникације, долазе и неки проблеми. Морамо запамтити да је е-пошта комуникацијски алат и да јој не допуштамо да покреће наше акције, већ је користимо за постизање циљева комуникације. Да уради ово:

Држите своју е-пошту концизном

Људи очекују да ће комуникација путем е-поште бити директна и тачна. Првих неколико редака треба пренијети намеру ваше е-поште и обавијестити примаоца да ли је одговор ако је потребно, јер многи системи омогућавају примаоцу да прочита почетак е-поште пре него што га отвори.

• Будите професионални. Није важно коме је адреса е-поште упућена - ваш шеф, менаџер за ангажовање или сарадник - ваш садржај треба да буде професионалан по свом садржају и саставу. Немојте да користите језички језик, смајлиће, збуњујуће фонтове или графике који нису део разговора. На тај начин је мање вероватно да ће ваш садржај бити прочитан и схваћен озбиљно.
• Буди љубазан. Никада немојте започињати е-пошту наредбом, већ радије користите поздрав, попут „Здраво“ и име примаоца. Избегавајте употребу свих великих слова или ускличника, јер оне преносе викање. Затворите своју адресу е-поште „Хвала“, а следи ваше име.
• Не дозволите да замена е-поште комуникацијом лицем у лице. Неки разговори боље функционишу лично. Не користите е-пошту да бисте избегли комуникацију лицем у лице. Ако адреса е-поште није најбољи избор за комуникацију, одаберите алтернативну методу. Да би била ефикасна, комуникација путем е-поште мора бити јасна, сажетка и разумљива. Следећи поступак комуникације путем е-поште помаже вам да гарантујете да је ваша е-пошта ефикасно средство за комуникацију.
• Дефинишите сврху е-поште. То вам помаже да одлучите да ли бисте се уопште трудили да пошаљете поруку. Уверите се да је ваша сврха јасно наведена у првом пасусу.
• Утврдите коју радњу желите да примите е-поштом
• Довршите задатак, тј назвати некога или наручити нешто.
• Одговорите са траженим информацијама.
• Прочитајте е-пошту, без одговора.
• Одлучите да ли су вам потребне додатне информације. Идентификујте и приложите сву пратећу документацију или информације.
• Употријебите ред предмета да резимирате намеру своје поруке. Попуните ред предмета након састављања е-поште. Проверите да ли је садржај ваше поруке сажет, јер то подстиче пријемника да отвори и одговори на вашу поруку.

Комуникација путем е-поште игра значајну улогу у свакодневном радном животу, обогаћујући и олакшавајући пословање могућношћу размене информација без обзира на локацију и време. Међутим, запослени се често жале на велику количину е-порука које добијају и на које морају предузети мере. Поред тога, могућност употребе е-поште у било ком тренутку значи да запослени често имају времена ван посла прекинуто организационом е-поштом. Запосленим је потребан осећај личне контроле да би избегли стрес везан за посао, а то се односи и на нечију могућност да примају и одговарају на е-поруке ако и када је то потребно.

Закључак

Комуникација је процес преноса и примања порука, и вербалних и невербалних. Будући да је ефикасна комуникација дијалог, а не монолог, ефикасна је само ако доноси жељени одговор примаоца. Да би био успешан комуникатор, треба на адекватан начин да преноси информације, мисли и осећања на начин да мотивира, подучава и обавештава друге. Морате одабрати најбољи медијум, познавати свог примаоца и користити повратне информације за праћење ефикасности комуникације и модификовати је у складу са тим. Коришћење информација и алата у овом чланку може помоћи разумевању и коришћењу процеса комуникације као ефикасног комуникатора.